Administrar un negocio es un arte que exige dedicación y, principalmente, planificación. En la industria del fitness no es diferente. Ya sea en un gimnasio pequeño, mediano, grande o una red, la base de actuación de los emprendedores sigue el estándar para la excelencia. De acuerdo con los consultores entrevistados por Fitness Business Latin America, esta es la era de la profesionalidad. 'Los problemas y las soluciones son los mismos, independientemente de la dimensión del negocio. Lo que existe, a veces, es la 'ilusión' de lo pequeño y la 'arrogancia' del grande. La forma de administrar parte de un principio único. Independientemente del tamaño, hay que ser profesional”, garantiza Marynês Pereira, socia consultora de Provider Solutions y autora del libro Administración sin secreto.

“No existe la disculpa de que 'en mi ciudad es diferente'. El cliente es el cliente, y es exigente en cualquier lugar y circunstancia. Pagando R$ 5, quiere un servicio de R$ 100. Y quien paga R$ 100, quiere un servicio de R$ 1.000. No es posible descuidarse. Usted no entra en el mercado para hundirse y el éxito depende de mucho trabajo, planificación y actitud”, complementa Marynês Pereira.

“El mercado de fitness pasó por un proceso de evolución a lo largo de los años, surgiendo con los gimnasios de 'aficionados', pasando por locales con instalaciones amplias y con foco en los equipos. En la actualidad, hay que tener profesionales entrenados, trabajar en la capacitación e incentivo del equipo. No basta sólo la apariencia”, señala Jorge Gonçalves, consultor en el mercado de deporte y fitness y profesor de posgraduación de la UNIFMU (Centro Universitario de las Facultades Metropolitanas Unidas-São Paulo).

Gonçalves evalúa que, independientemente de la estructura del gimnasio, incentivar a los empleados puede rendir mucho más al administrador. “Conozco algunas pequeñas estructuras que tienen esa inversión. No debe existir el pensamiento de que si yo pago bien, no gano dinero. Existen alternativas, creando metas, bonos. Tenemos que buscar nuevas estrategias. Redescubrir el fitness”, señala.

Según Almeris Armiliato, director de Inner Gestión de Personas, un buen administrador debe reunir una buena noción de la planificación financiera y de gestión de las personas. 'Es necesario que él entienda la lógica del negocio. Generalmente existen personas con habilidades diferentes de la empresa que no consiguen comunicarse. Cuando el propietario rige el gimnasio basado solamente en los números, él no observa eso'.

Siguiendo esa línea de pensamiento, los propietarios de gimnasios han invertido cada vez más no solamente en la capacitación de los profesionales, sino en la misma formación. “Cuando el negocio empezó, no existía esa cosa de gestión. El mercado viene pasando por un cambio muy grande. Es necesario tener una visión empresarial y yo tuve que desarrollar todas esas cualidades”, cuenta Carlos José dos Santos, socio propietario de California Iron Fitness. El negocio, que existe hace 13 años, abrió una nueva unidad hace cinco. En ambos casos, el gimnasio atiende un promedio de 600 a 700 alumnos por unidad. “Planificación es la clave del éxito”, dice Santos, que tiene formación en educación física y está al frente del negocio hace 11 años.

Planilla
Es muy importante mantener el control de todo lo que ocurre, usando, por lo menos, las planillas o, en una hipótesis ideal, un buen software de acceso y de gestión del gimnasio. La desventaja del control a través de planillas del tipo que se ofrecen por el programa Excell es que toman mucho tiempo para la preparación y lanzamiento de los datos. Y el tiempo es dinero. Ya los programas de gestión y acceso al gimnasio colocan a disposición todas las informaciones necesarias con un sólo comando: generar informes, y esto lleva sólo algunos segundos. Existen varios programas en el mercado a precios accesibles y no existen disculpas para no tener un sistema en su gimnasio, principalmente si usted tiene más de 50 alumnos.

No tenga dudas
Cuando Usted conozca muy bien a su negocio, se va a preguntar: ¿y cuándo debo ampliar o montar otra gimnasio?
Respuesta: Cuando usted sienta que su gimnasio está lleno, no teniendo más como aceptar matrículas y permaneciendo durante por lo menos 2 meses consecutivos en esta condición, entonces ha llegado el momento de tomar una actitud: aumentar los precios, lo que no afectará su renta actual en el sentido negativo, incluso cuando algunos alumnos desistan, o ampliar su actual estructura. Si es posible ampliar, realice antes una planificación detallada de la inversión y también la mejor época para realizar la obra, evitando molestar a los clientes actuales. Muchos gimnasios resuelven hacer refacciones y se olvidan de pensar en los alumnos que ya están matriculados. En esos casos, al final de la refacción, notan qué perdieron casi el 50% de los clientes.

¿Y si no es posible ampliar?
Respuesta: Entonces usted deberá realizar un nuevo estudio de viabilidad económica de un nuevo negocio, en otro lugar. Recordando que, en este caso, Usted deberá realizar una encuesta interna y analizar el comportamiento de sus clientes actuales, pues sabemos de muchos gimnasios que resolvieron cambiarse para un nuevo y más amplio local a sólo algunos metros de distancia del gimnasio inicial y terminaron perdiendo a una gran cantidad de alumnos. Otro factor importante es tener en el contrato, en caso de ser alquiler, que al dejar el inmueble, el mismo no pueda ser usado para los mismos fines, es decir, un gimnasio (establecer un plazo de por lo menos 1 año). Esto debe constar en su contrato actual y futuro.

¿Se debe invertir en un gimnasio pequeño, mediano o grande?
Respuesta: Depende del capital que usted dispone para invertir y de sus objetivos. Conocemos muchos gimnasios con menos de 200 alumnos cuyo resultado financiero y tasa de retorno es superior a muchas gimnasios medianos y grandes. Y también es muy importante: si usted pretende construir algo para sus hijos, esposo, esposa, por favor, pídales que hagan cursos de administración, que frecuenten gimnasios... ¡Las empresas familiares y aficionadas tienen los días contados! Teniendo mucha profesionalidad, no necesitaré desearle mucha suerte, pues, usted ya será un empresario exitoso.

Historia del mercado
En el mercado hace 12 años, nueve de ellos funcionando de domingo a domingo, Master 24 horas es un ejemplo de que los problemas existen independientemente del número de alumnos. “Cuando abrimos Master, nuestra meta inicial era recibir a 500 alumnos dentro del plazo de por lo menos un año. Y conseguimos alcanzar el doble de eso en un año. Actualmente tenemos un promedio de 1.500 alumnos, con variables bien considerables en determinadas épocas del año, debido a factores como los meses de vacaciones o que anteceden a estas estaciones del año, pues, en invierno una minoría se ejercita y, en verano, la mayoría empieza a preocuparse”, cuenta Márcia Ebone, propietaria del gimnasio.

Tener alternativas para ocupar esos espacios vacíos en las clases en determinadas épocas del año, y administrar mejor el movimiento en momentos de alta, es una tarea difícil para las iniciativas de todas las envergaduras. Una información del consultor Jorge Gonçalves para esa situación es tornar más atractivos los días menos concurridos, independientemente de la época del año. “En muchos establecimientos, el viernes es un día con poca gente teniendo clases. Llegó un momento en que yo pensé: ¿hay poca gente porque hay pocas clases, o hay pocas clases porque hay poca gente? La idea es aumentar el número de clases en ese día, programar clases especiales, por ejemplo. Hacer una promoción, en la cual en ese día de menor movimiento el alumno pueda traer a un amigo.”

La relación con el equipo es indicada por Almeris Armiliato como el gran diferencial entre la envergadura de los establecimientos. A medida en que el negocio aumenta de tamaño, más distante queda el empresario de ciertos problemas. Por eso es fundamental el control de los sectores. Si no es en forma directa, con empleados competentes y de confianza. “Cuando existe mucha jerarquía, menos el propietario conoce todos los problemas de la empresa. Cuanto menor sea el gimnasio, más fácil será manejar eso en forma directa”, cuenta.

En California Iron Fitness, los empleados son tratados como colaboradores. “Debo parte del éxito de mi empresa a mi equipo. El gran cambio, mío y de mi negocio, fue invertir en mis clientes internos, creando una base para mis clientes externos. De nada sirve que Usted quiera ofrecer una buena atención si no existen condiciones ideales de trabajo. Viene de adentro hacia afuera”, relata el propietario Carlos José dos Santos, que en la actualidad posee dos unidades del gimnasio, atendiendo de 600 a 700 alumnos en cada una.

En Biotrip, el gran desafío fue pasar por un proceso de ampliación. Atendiendo a un promedio de 450 a 480 alumnos, el negocio que comenzó hace cinco años en una estructura de 200m² ocupa, en la actualidad un espacio de 1.600m². “Hace casi un año y 8 meses que completamos la ampliación. La mayor dificultad fue tomar una estructura de un espacio reducido y utilizarla en todo ese espacio libre. Para no atropellar nada, empecé dividiendo el edificio, utilizando inicialmente sólo 800m². Eso ayudó a organizar la estructura y levantar capital para la compra del resto de los equipos”, revela el propietario Clayton Moraes, que tiene la meta de atender a 1.200 alumnos.